Cómo firmar escritura si las partes están en distintos lugares

Firmar una escritura lejos de donde te encuentras puede ser un problema o una incomodidad, que hoy en día y gracias a las nuevas tecnologías puede resolverse fácilmente.

Es frecuente que personas que se encuentran en lugares alejados tengan que reunirse en Notaría para la firma de una escritura (piénsese en: hermanos que se encuentran en lugares distintos y tienen que firmar una escritura de herencia, o el representante de una sociedad que opera en lugares diferentes, o en el caso de compra y venta de viviendas de vacaciones, o de firma de hipotecas o fianzas a hijos).

Hasta ahora, la única fórmula que permitía resolver este problema es el mandato verbal, que plantea numerosos inconvenientes tal y como te explico en este post.

¿Qué soluciones ofrecen las nuevas tecnologías y que permiten firmar escritura lejos de donde te encuentras?

Para resolver el problema de firmar una escritura cuando las partes están en distintos sitios, caben dos soluciones usando las nuevas tecnologías:

1. Firmar un poder en cualquier Notaría del lugar donde se encuentra la persona. El Notario remite en poco menos de media hora a su compañero del lugar de firma la copia electrónica del poder, con lo que puede ser firmada la escritura (se ahorra así el retraso y el riesgo que supone remitir dicha copia por correo o mensajería).
2.  Firmar el documento y remitir copia electrónica a la notaría donde se encuentre dicha persona. De esa forma y con conocimiento del documento, cabe ratificar la escritura firmada poco más de media hora después de dicha firma, e incluso remitir la ratificación al Registro de la Propiedad o mercantil.

Esta última solución lleva aparejado el riesgo del rechazo del documento por parte de quien tiene que ratificarlo y las consiguientes responsabilidades de quien firmó como mandatario verbal. Es potestativo para el Notario aceptar dicho mandato verbal Res 19 Feb 1990, y además conforme a los arts 145 y 166 RN entre otras cosas: todos los compareciente tienen que solicitar la autorización y la falta de ratificación debe de ser expresamente asumida por aquél al que pueda perjudicar.

¿Pueden prescindir las partes de acudir a una Notaría y firmar desde sus casas con el DNI electrónico?

Es cierto que el potencial del DNI electrónico es enorme, y aún tiene que ser desarrollado más (pues no está exento de riesgos), pero a fecha de hoy su utilidad casi se limita a las relaciones con administraciones públicas, y actos en los que la presencia del interesado tenga poca importancia.

Los actos realizados ante Notario, suelen ser actos personalísimos, en los que el consentimiento es fundamental (da igual si una instancia o declaración la presentamos nosotros o un tercero, pero no da igual si somos nosotros o no quienes otorgamos testamento o compramos una casa) y la presencia indispensable.

Admitir que desde el ordenador de nuestras casas pudieramos firmar electrónicamente ante Notario, supondría:

1. Graves riesgos de suplantación de nuestra identidad. Y no sólo porque nos puedan robar el DNI, sino porque la mayoría de los ordenadores carecen de la seguridad suficiente, ante el coste que supondría obtenerla (en todo caso en el nuevo reglamento eIDAS no es lo mismo el firmante -que es quien usa un dispositivo de firma electrónica, sea en nombre propio o ajeno, art 6; a diferencia de la anterior normativa en la que firmante es quien posee un dispositivo de firma electrónica -de modo que se resuelve así el problema que comentamos de robo de firmas electrónicas- , tal y como aquí explica mi compañero José Carmelo Llopis Benlloch).
2. Una imposibilidad de comprobar que nuestra voluntad es emitida de forma consciente y libre (así no podría verse ni el estado mental del firmante, ni si firma bajo coacción) es necesario recordar que la firma electrónica sirve para identificar a las personas, pero no para acreditar el consentimiento.

¿Es mejorable la normativa?

Sería muy recomendable, en materia de actas, ir introduciendo paulatinamente la posibilidad de requerir el servicio del Notario completamente on line, especialmente en casos, en los que se trate de cuestiones totalmente relacionadas con las nuevas tecnologías.

Ejemplos de casos en los que el Notario autoriza actas por sí y sin previo requerimiento firmado por las partes son las actas de protesto y las actas de certificación de saldo.

Las actas notariales fundamentalmente se otorgan con el objeto de preconstituir pruebas en un juicio, y es muy frecuente que sean otorgadas por mandatarios verbales (normalmente Abogados).

Creo que permitir la comunicación on line entre Abogados y Notarios (dado que son profesiones hermanas -igual que Notarios y Registradores-) y máxime dado que también los abogados cuentan con firma electrónica, hace más recomendable que los órganos representativos de ambas profesiones se cuestionen su viabilidad; por no hablar de una necesaria comunicación entre Notarios y la administración de justicia (Jueces, Fiscales y Secretarios judiciales) que a la vista del proyecto de ley de jurisdicción voluntaria se hace cada vez más necesaria.

También creo que incluso ello es hoy en día es muy recomendable, dado que la actual tecnología puede suponer que un acta notarial sea algo más complejo que las tradicionales actas notariales, y requieran que el Notario.

1. Ponga un sello en tiempo -o time stamping– en un documento electrónico, con el objeto de preconstituir una prueba judicial.
2. Preste un servicio de Hosting fiable, de archivos electrónicos.
3. Realice comprobaciones de seguridad sobre contenidos webs (por ejemplo hacer un ping o constatar el site map de una web).

Lo cierto es que estos servicios no están contemplados en el Reglamento Notarial, y el temario de las oposiciones a notarías para nada alude a la informática, por lo que hablamos de servicios que no todos los Notarios están cualificados para prestar, ni siquiera servicios que esté obligado a prestar, pero que cada vez son más necesarios en el nuevo entorno digital.

En todo caso hablamos de un futuro, pero quizá no muy lejano.