Cómo obtener una copia de una escritura pública que se encuentra en otra localidad

Es habitual que se necesiten copias de escrituras actas o pólizas firmadas en lugares lejanos al de residencia (por ejemplo copia de una escritura de herencia familiar, o del testamento de familiares).

¿Cómo puedo conseguir una copia de una escritura pública?

El Reglamento Notarial exige que la solicitud se haga o verbalmente o por carta con firma legitimada Notarialmente (Art. 230 RN).

¿Puedo pedir por correo electrónico una copia de una escritura pública?

La plataforma telemática del Consejo General del Notariado admite la posibilidad de remitir copias entre notarías, fenómeno este que se está implantando cada vez más dadas sus ventajas.

De esa forma acudiendo a una Notaría, y tras comprobar el Notario la identidad e interés legítimo del solicitante; el Notario en nombre del ciudadano puede solicitar una copia autorizada o simple de una escritura otorgada en cualquier lugar de España, a otro Notario.

¿Qué pasa si no sé donde se encuentra el Notario que autorizó la escritura pública?

También puede el Notario por Internet averiguar cuál es el lugar donde se encuentra una escritura antigua, siempre que se sepa fecha, lugar de autorización y notario autorizante.

El descubrir la fecha y Notario no es complicado si la escritura se encuentra inscrita en el Registro de la Propiedad, pues basta con pedir una Nota Simple Informativa, cuyo coste es de poco más de 3€ si se pide personalmente en el Registro de la Propiedad y poco más de 10€ si se pide por Internet.

¿Puedo pedir copias por correo electrónico ordinario?

La respuesta es negativa, pues el artículo 11o.1 de la Ley de 27 de Diciembre de 2001, sólo permite el envío de copias a notarios, registradores, administraciones públicas u órganos jurisdiccionales, y su párrafo 2 permite el envío de copias simples (luego aclararemos que no existen copias simples electrónicas) a particulares, pero siempre que su identidad e interés legítimo le consten al Notario, por lo que el particular ha de tener firma electrónica cualificada para formular la solicitud, y el Notario ha de poder comprobar:

• La trazabilidad y autenticidad del mensaje (cosa que no es posible en los aplicativos de correo al uso).
• No sólo quien firma, para lo que es necesario su firma electrónica, sino su interés legítimo, por lo que su solicitud ha de ir acompañada de copia autorizada electrónica de los documentos que acrediten dicho interés legítimo.
• En todo caso, una copia digital no puede ser considerada como tal si puede ser manipulada, y un pdf es manipulable sin grandes conocimiento tecnológicos, por lo que sólo es copia digital la que se envía con firma electrónica, sino la que en sí está firmada electrónicamente y tiene su correspondiente Hash (por tanto y por más que la ley hable de copias simples electrónicas, es un imposible tecnológico que existan, pues toda copia digital es autorizada, y ni la tecnología de ANCERT está a la altura de estos conceptos)

Es habitual que los Notarios atendamos quejas de clientes que insisten en pedir copias por correo electrónico ordinario, pero no ya la ley de protección de datos, sino el secreto de protocolo notarial y la normativa vigente impide atender esas solicitudes (siempre explico que una cuenta de gmail o Hotmail se hace en un segundo y que aceptar esta posibilidad perjudica gravemente los intereses del solicitante).

En definitiva, el sistema lo que trata es de proteger la intimidad del ciudadano, pues el Notario está a su servicio, y no se trata de poner pegas con las nuevas tecnologías, sino de preservar sus intereses (no dudéis por un segundo que quién masivamente pide esas copias es tanto la AEAT como numerosas entidades de crédito).

¿Qué diferencia hay entre una copia autorizada y una copia simple?

La copia autorizada es expedida con la firma del Notario y tiene exactamente el mismo valor que la escritura, hasta tal punto que comúnmente suele confundirse la copia autorizada y la escritura (en realidad el Notario siempre conserva la escritura original -para evitar extravíos y falsificaciones- y sólo entrega copias.

1. Tiene el mismo valor probatorio que la escritura.
2. Debe firmarla el Notario.
3. Es más cara (3,005061 € por cada folio o parte de él. A partir del duodécimo folio inclusive, se percibirá la mitad de la cantidad anterior;  cuando tengan más de cinco años de antigüedad, se percibirán derechos dobles y, además, por derechos de custodia, 0,601012 € por cada año o fracción de antigüedad del documento).
4. Es indispensable si por ejemplo: Quieres inscribir la escritura en el Registro de la Propiedad o Mercantil, o si se trata de un poder que pretende usar el apoderado, o si se va a aportar a juicio.

La copia simple no es firmada por el Notario, y no tiene el mismo valor que el original, por lo que su valor como medio de prueba es inferior.

1. No tiene el mismo valor que la escritura (lo cual no quiere decir que no tenga valor probatorio).
2. No la firma el Notario.
3. Su coste es inferior (0,601012 € por folio; cuando tengan más de cinco años de antigüedad, se percibirán derechos dobles y, además, por derechos de custodia, 0,601012 € por cada año o fracción de antigüedad del documento).
4. Puede servir para acreditar un extremo en numerosos sitios: por ejemplo, liquidar impuestos, o altas de servicios y suministros.

En todo caso, como hemos explicado, y pese a que la ley de 27 de diciembre de 2001, y otras normas, habla de copias simples electrónicas, es imposible su existencia, pues no existe documento electrónico sin firma electrónica, y por tanto cualquier copia que se expide en formato electrónico ha de ser firmada por el Notario como garantía de autenticidad, siendo por su propia naturaleza una copia autorizada (con el consiguiente coste).

Si desea saber la normativa que regula las copias autorizadas con carácter ejecutivo encontrará información aquí.

Es muy importante la resolución de la DGRN de 17 de julio de 2017 que sobre el valor de las copias electrónicas, supone una auténtica involución.